Parce que je me connais, je connais mes forces mais aussi mes freins naturels, j’ai mis en place une technique de manipulation positive pour me donner envie de travailler, sans écraser mon libre-arbitre.
Comment ? En automatisant une tâche chronophage peu valorisante, en laissant du choix cadré et en obligeant à l’engagement volontaire.
Make (anciennement INTEGROMAT) est une solution d’automation qui permet de laisser des ordinateurs communiquer entre eux pour pré-mâcher le travail.
Par exemple, une automation peut mettre un « coeur » automatiquement sous tous les commentaires de votre Instagram, ou envoyer une demande d’abonnement, ou ajouter dans votre agenda une tâche suite à une commande passée dans votre boutique en-ligne.
Make est poussé, dans le sens où il permet de coder, et d’aller plus loin que Zapier. Et c’est le seul qui a une option gratuite pour Prestashop.
Mon objectif : avoir tous les matins un email qui me dit combien j’ai de non-lus dans chaque boîte
« Mais pourquoi tu ne mets pas tout sur une même boîte ? », s’énerve un collègue. Parce que je ne veux pas me retrouver avec toute ma vie accessible en un piratage, et que je vais forcément en laisser trainer 2 mois parce qu’il y en aura que je ne veux pas traiter à ce moment-là…
C’est quelque chose que j’ai appris avec Laurence Einfalt, coach en organisation : on prend un panier et on y reste jusqu’à voir le fond, ça fait de bonnes hormones dans le cerveau.
Je peux donc choisir ce que je fais, quand je le fais, et m’auto-botter les fesses !
En plus, cette automatisation, à cause de la quantité d’adresses mail, est payante (9€ par mois pour l’abonnement BASIC), et on sait bien que l’argent motive. #Rentabilité
Attention, ce n’est que parce que je ne sais pas ce que sont ces emails que j’y vais : on pourrait programmer pour avoir une liste des Envoyeurs ou de l’Objet, mais ça ferait un mail de récap très long, donc contreproductif.
Ce que j’y gagne
Du temps : à ne regarder que les boîtes qui contiennent en effet un nouveau message.
De la sérénité : je ne loupe pas un message important où le client a cliqué « répondre » au lieu d’aller dans son compte client pour répondre et je n’ai vu le message que 6 mois plus tard (c’est du vécu).
De la fierté : d’avoir créé un outil adapté à mes besoins, de mes mains.
Je réfléchis maintenant à une version où je reçois un message de félicitations qui précise combien d’emails j’ai traités dans la journée.
Je vous encourage à utiliser ces outils, et surtout si vous travaillez à votre compte.
Programmer MAKE
Cette partie n’a d’intérêt que si vous voulez aussi programmer cet outil pour vous. Vous pouvez vous arrêter ici si vous le souhaitez.
Partie 1 : Data Store
Le Data Store est une boîte de stockage temporaire intégrée.
Vous allez créer un Data Store dédié à la tâche. J’ai appelé le mien « Mail recap ».
Sa strucutre est simple : une colonne de type numérique (number) que j’ai appelée « Quantity » (mais vous pouvez l’appeler Bob, on s’en fout un peu).
Partie 2 : Email
Pour chacune de vos boîtes mail, vous allez programmer une récupération. Préparer les informations d’identification IMAP (regardez dans la FAQ de votre fournisseur, elles y sont forcément).
Sélectionnez l’app Email puis Get emails.
Histoire de mettre ça de côté, cliquez sur l’horloge pour programmer un horaire, par exemple une heure avant de recevoir le mail de récap.
Certains hébergeurs détectent une connexion simultanée sur toutes vos boîtes et vont la bloquer comme « connexion suspecte ». Dans ce cas, décalez les connexions de 1 à 7mn, un peu aléatoirement.
Dans le module Email, cliquez Add pour configurer la récupération de vos mails.
Sélectionnez « Seulement les mails non-lus ». Vous pouvez aussi mettre un nombre limite, histoire que s’il y a plus de 5 non-lus, il n’ira pas perdre son temps à tous les compter.
Ajoutez ensuite un filtre en cliquant sur la clé à molette.
Celui-ci va assurer qu’il y a un résultat nul si tout est lu. Vous pouvez aussi ajouter des filtre supplémentaires en fonction de l’Objet du mail, grâce à AND, par exemple, pour ne pas compter les mails automatiques de notification Paypal.
Increment Tool va permettre de compter +1 dès qu’un message a passé le filtre. Remettez-le à zéro après chaque scénario.
Data Store va ensuite ajouter +1 au total associé à votre boîte grâce à la clé Key que vous allez définir. Choisissez l’option Add/replace a record pour que les données se vident chaque jour automatiquement.
La référence « 5.i » vient de la variable « i » du module n°5 Increment Tool.
J’ai ajouté un module Ignore sur Get Email afin de ne pas recevoir une notification d’erreur toutes les 3mn à chaque fois que Make n’arrive pas à se connecter. C’est à ce moment-là que j’ai compris que l’IP avait été bloquée par Planethoster pour éviter une attaque de hackers éventuelle.
En parallèle, j’ai aussi créé un scénario pour recevoir une notification en cas de commande de certains produits (à fabriquer) via la Boutique.